創業当初から業務基盤として人材派遣事業を強力に下支え
ビジネスの成長を支える『The Staff-V』

新聞社発、ゼロからの人材派遣事業立ち上げと業務基盤構築の挑戦

【地域密着で即戦力人材を迅速提供】

青森市に本社を構える新聞社である東奥日報社のグループ企業として、株式会社東奥日報サービス　東奥日報人材センター アウルを、2012年に設立。

業種を問わず青森県の企業や団体に向けて、人材派遣事業を中心に、職業紹介、人材開発、教育研修、人事コンサルティングなど多角的な人材サービスを提供しています。近年では派遣スタッフの将来的なキャリアを考慮しながら正社員化を目指すなど、キャリアコンサルタントとしての活動が大きな特長の1つとなっています。

【手間なく始められる業務基盤の必要性】

創業時、スタッフを管理する業務基盤は未整備。机もない状態から、スタッフ管理・契約書管理・請求計算・給与計算まで、すべて一から整備する必要がありました。

【効率と安全性を両立した運用】

「個人情報も含めてスタッフの管理は重要ですし、手書きで管理するような時代でもありません。」と同センター 玉井 あゆみ氏は、当時の状況をこう振り返ります。効率化と安全性を両立できる管理システム導入は急務でした。

“迷わず再選”――Staffシリーズ導入の決断

【必要な機能だけ、直感的に使える】

同センターを立ち上げた所長　渡部 里美氏は、人材派遣業界での前職の経験をもとに、自分たちにとって使い勝手のいい仕組みを検討することに。特に使い勝手の面では、機能過多でごちゃごちゃした印象がなく、必要な機能だけがしっかり網羅されたシンプルなシステムを重視しました。

スタッフ管理・契約書管理・請求計算・給与計算など、必須業務が直感的に使えることが選定のポイントです。

【実績あるStaffシリーズが安心】

そこで注目したのが、渡部氏が前職で長年利用してきた派遣管理システムのStaffシリーズでした。

「当初は親会社から、派遣業に必要な機能を備えた別のシステムを提案されていました。でも、前職で長年使ってきたStaffシリーズは操作性がとても良く、不具合も一度もありませんでした。さらに、以前お世話になった担当者が今回も対応してくれるので、メーカーとのやり取りもスムーズにできる点が大きな安心材料でした」と渡部氏は語ります。

【法改正も安心対応】

人材派遣業界では、労働者派遣法や社会保険など、毎年のように発生する法改正対応が必須です。

そのため、システム導入後も担当者とのやり取りはもちろん、仕組み自体が法令改正に柔軟に対応できることが求められます。

「今もそうですが、導入前でも何かあれば迅速に情報提供していただけましたし、疑問点があればすぐに回答いただけるなど、サポート体制の面でも非常に評価していました。」と玉井氏。

【The Staff-Vで業務基盤を確立】

結果として、人材派遣業を新たに開始する際の業務基盤として、実績のある派遣管理システムのStaffシリーズを採用しました。

現在はThe Staff-Vへとバージョンアップし、派遣管理業務の基盤として活用しています。

500名超の派遣スタッフも安心！The Staff-Vが変えた現場

【500名超も手間なく安心管理】

現在、オンプレミス環境で稼働しているThe Staff-Vには、500名を超える派遣スタッフが登録されています。

渡部氏と玉井氏の2名が中心となり、スタッフ・派遣先管理や契約管理、勤怠管理、給与・請求管理など、人材派遣業務に必要な機能をフル活用しています。

【登録から請求までワンストップ管理】

派遣スタッフとの面談では、担当者が一人ひとりの希望条件や得意分野を丁寧にヒアリング。その情報を「The Staff-V」に登録すれば、スタッフ情報はすぐにデータベース化され、いつでも検索・活用できます。

新規企業からの依頼も企業情報と案件内容を登録するだけで条件に合うスタッフを瞬時に検索でき、最適なマッチングが可能です。「この人！」と決まれば、契約書の作成から締結までをワンクリックで完了。面倒な書類作業もスピーディーに進みます。

派遣開始後は、派遣スタッフがタイムシートにて勤怠情報を記録、日々の勤怠管理を経て、給与計算を実施します。担当者はボタンひとつで出力した給与データを本社に提供することで給与支払いは完了します。企業への請求書発行や年末調整、事業報告書の作成まで、あらゆる派遣業務でThe Staff-Vを活用している状況です。

The Staff-Vは、単なる管理ツールではなく、現場のスピードと信頼を支える“働く仕組み”そのものです。

【業務効率と属人性の排除】

最新版のThe Staff-Vにバージョンアップしたことで、これまでExcelで手作業していた賞与計算がシステム内で完結。

業務の効率化とミス防止が実現しました。

「以前は年末調整の際に、別途手計算を行い、データを入力する必要がありましたが、現在はパッケージ内でデータを活用できるため、手作業が不要になりました。バージョンアップで、確実に便利になっています」と玉井氏。

さらに、メニュー画面の表示順に沿って操作するだけで業務が完結できるなど、いずれ後任へ受け渡す際にも教育コストの低減につながると好評です。

【帳票作成も自由自在】

契約書や請求書、タイムシートや事業報告書など、必要な帳票がすべてThe Staff-Vに揃っており、オールインワンに備わっている点も高く評価します。

さらに、派遣先の情報などを呼び出して自動追記できる機能で、作業効率も大幅に向上。「The Staff-Vが標準実装しているレイアウター機能※を使えば、自社仕様を自由にカスタマイズでき、その都度調整を依頼する手間もありません。使い勝手が良く、変更もしやすいので非常に重宝しています」と玉井氏は評価します。

※レイアウターとは契約書や、給与明細書、請求書などの帳票をお客様自身で自由にカスタマイズできる機能です。

【遠方でも安心のサポート】

青森からの利用でも、日常の不明点はサポートセンターに問い合わせれば迅速かつ的確に対応してもらえるため安心です。
「青森は地理的に遠いため、すぐに来ていただくことは当然難しく、電話対応が中心になりやすいものです。それでも、これまで一度も嫌な気持ちになったことはありません。また、実際に青森までお越しいただくこともあり、担当の方にはとても助けられています」と玉井氏は語ります。

結果として、遠方にいながらも安心して業務を進められる環境が整っており、トラブルや疑問があってもすぐに解決できる体制に安心しています。

ハイブリッド運用で広がるスタッフ支援と情報活用

【紙とデジタルのハイブリッドで柔軟運用】

「現在でも請求書の送付やタイムシートの出力など、紙で行う業務は残っていますが、必要に応じてデジタル化を進めていきたい」と渡部氏は語ります。
一方で、紙を使うことのメリットも大切にしています。
「例えば、派遣スタッフには紙で勤怠情報を記入してもらい、月末にFAXで送ってもらうことがあります。これはスタッフ自身の希望による部分もあります」
「また、紙を派遣先に届ける際には面談を行う機会にもなり、今後のキャリアについて話すことも可能です。主業務のデジタル化を進めつつ、紙での運用と組み合わせることで、コミュニケーションの選択肢も広がっています」と玉井氏は語ります。

結果として、デジタル化による効率化と、紙業務を活かした直接的なコミュニケーションの両立が可能になり、スタッフのキャリア支援や信頼関係構築にもつながっています。

【面談情報の記録でキャリア支援を可視化】

定期的な面談で得たスタッフの希望や内容をThe Staff-Vのスタッフ管理機能に記録していき、正社員化につながるキャリアコンサルティングのプロセスを蓄積していきたいと意欲的です。
「これまでの経緯がきちんと記録できれば、新たなメンバーが加わったときにも過去の情報が参考になりますし、社員教育の面でもデータを生かすことができます。新たな情報を蓄積させていくことで、データ活用をさらに積極的に進めていきたい」と今後について語っていただきました。