【人材派遣担当者向け】生成AI（ChatGPT/Gemini）はじめの一歩！業務効率化とプロンプト例

人材派遣の担当者の皆様、日々スタッフさんのフォローや企業とのやり取りなど、多岐にわたる業務本当にお疲れ様です。

「スタッフさんとじっくり話せたのは良いけれど、その後の打合せメモや議事録をまとめるのが面倒…」
「面談内容を思い出しながら社内報告書を作っていたら、あっという間に夕方…」
「企業への状況報告や、スタッフさんへのご案内メールをイチから考えるだけで時間が溶けていく…」

こんな風に、毎日の業務で「とにかく時間が足りない！」と感じていませんか？ 実はそのお悩み、「生成AI（ChatGPTやGeminiなど）」を使えば、あっという間に解決できるかもしれません。

本記事では、「AIなんて難しそう」「プログラミングの知識がない」というAI超初心者の方に向けて、人材派遣業務ですぐに使える生成AIの活用術やコピペで使えるプロンプト例、そして絶対に知っておきたいセキュリティ対策までを分かりやすく解説します。

生成AIとは？「優秀な若手社員」を雇う感覚

生成AI（ジェネレーティブAI）とは、大量のデータを学習し、文章や画像などをゼロから作り出すことができる人工知能です。代表的なものに「ChatGPT」やGoogleの「Gemini」がありますが、現時点ではどちらを使っても基本的な機能はほぼ同じです。

AIと聞くと難しく感じるかもしれませんが、「能力が高く、意欲があり、むちゃぶりしても何度でも嫌な顔ひとつせずやり直してくれる、24時間いつでも働く優秀な若手社員」だと思ってください。正しく指示を出せば、あなたの右腕として非常に良い仕事をしてくれます。

人材派遣業務での生成AI活用術【基本編】

生成AIに対する質問や指示のことを「プロンプト」と呼びます。AIは、文章の要約やアイデア出し、翻訳、計算など様々なタスクをこなせますが、人材派遣業務で特に便利なのが以下の機能です。

1．手書きメモや画像からの文字起こし

ノートに書き殴った手書きのメモや、ホワイトボードの画像をAIにアップロードして「文字起こしをして」と指示するだけで、あっという間にテキストデータに変換してくれます。

２．音声データからの議事録作成

スマートフォンのボイスメモで録音した打ち合わせの音声データや、Web会議のトランスクリプト（文字起こしデータ）を読み込ませることで、精度の高い議事録を一瞬で作成できます。出先でもスマホアプリから簡単に議事録作成をお願いできるため、帰社後の作業時間を大幅に削減できます。

必須の知識！生成AI利用時の注意点とセキュリティ対策

生成AIは業務効率化の強力な武器になりますが、人材派遣業務で扱う「スタッフの個人情報」や「企業の機密情報」の入力には細心の注意が必要です。

１．ハルシネーション（情報の不正確さ）に注意

AIはもっともらしい嘘をつくこと（ハルシネーション）があります。
「事実に基づかない情報」や「文脈と矛盾する内容」を、あたかも真実であるかのように堂々と回答してしまう現象のことです。
生成された情報が正しいか、必ず人間の目で確認・検証してから業務に使用してください。

２．必ず「学習させない（アクティビティOFF）」設定に

無料プランの生成AIは、入力した内容がAIの学習データとして利用される可能性があります。

顧客情報や未公開資料などの機密情報が外部へ漏洩するリスクを防ぐため、利用する際は必ず設定から「アクティビティ（学習）をOFFにする」ことを徹底しましょう。

３．社内規程の確認と専用ツールの活用

個人情報や機密情報を扱う場合は、入力内容が学習されない法人向けのセキュアな生成AIサービス（SecuAiGentなど）の導入を検討するか、社内のAI利用ガイドラインに沿って安全に運用してください。

 

（おまけ）社内マニュアルの確認には「NotebookLM」が便利

一般的な生成AIはインターネット上の知識から回答を作りますが、Googleが提供する「NotebookLM」は、自分がアップロードしたPDFやドキュメントなどの資料「のみ」を根拠にして回答してくれます。就業規則や業務マニュアルなどを読み込ませて質問すれば、ハルシネーションを防ぎつつ正確な情報を引き出せるので非常におすすめです。

 

コピペで使える！人材派遣向けプロンプト3選【実践編】

より高度で専門的な回答を引き出すためには、プロンプト（指示文）に「前提（役割）」「詳細な指示」「制約条件」を盛り込むのがポイントです。例えば、「あなたは人材派遣会社のベテランコーディネーターです」といった役割を与えるだけで、出力の質が大きく変わります。

ここでは、今日からすぐに使える3つの実践的なプロンプト例をご紹介します。

 

プロンプト例①：打ち合わせメモの要約・議事録化

スタッフさんとの面談時にとったバラバラの箇条書きメモを投げるだけで、要点を押さえた分かりやすい議事録が一瞬で完成します。

【プロンプト】

# あなたの役割

あなたは人材派遣会社の優秀なコーディネーターです。スタッフとの面談時に記録した断片的なメモを元に、社内共有およびマッチング精度の向上のための「面談議事録」を作成してください。

# 出力形式

以下の項目に整理して出力してください。不明な点は「特記事項なし」としてください。

・基本属性

・現在の状況（現職の有無、離職理由など）

・希望条件（時給、勤務地、時間、期間、職種など）

・経験・スキル（これまでの実績、保有資格、自己PR要素）

・本人の雰囲気・人柄（コミュニケーション能力や印象など、メモから読み取れる範囲で）

・懸念点・確認事項（条件の乖離や、営業担当が注意すべき点）

・ネクストアクション（いつまでに何を連絡するか）

# 面談メモ [ここにバラバラの箇条書きメモを貼り付け]

 

 

プロンプト例②：報告書のフォーマット整理

ぐちゃぐちゃの商談メモも、指示するだけで「いつもの社内報告フォーマット」に合わせてきれいに整理してくれます。

【プロンプト】

# 役割

あなたは人材派遣会社の優秀な営業担当者です。書き殴った商談メモを、社内の標準報告フォーマットに従って、簡潔かつ正確に整理・整形してください。

# 報告書フォーマット

以下の項目で整理してください。不明な項目は「不明」または「ヒアリング予定」と記載してください。

1. 商談日時・訪問先
2. 案件概要（職種・人数・時期）
3. 顧客の現状・課題
4. 求める人物像（スキル・経験・マインド）
5. 競合他社の状況
6. 次回アクション・宿題事項

# 整理のルール

・箇条書きを多用し、一目で内容がわかるようにする。

・丁寧なビジネス敬語（です・ます調）に変換する。

・略語（「リソ」→「リソース」など）は正式名称に直す。

# 商談メモ [ここにぐちゃぐちゃのメモを貼り付け]

 

 

プロンプト例③：メール文面の作成

スタッフさんへの就業初日のフォロー連絡や、企業への面接（顔合わせ）の日程調整、進捗状況の報告メールなども、状況を指定するだけで数秒で文面を作成できます。

【プロンプト（スタッフ向けフォロー例）】

# 役割

親しみやすく頼りがいのある人材コーディネーター

# 目的

就業開始から3日が経過した派遣スタッフさんへのフォローメール作成

# 条件

・対象：[スタッフ名] さん

・就業先：[企業名]

・確認事項：業務内容に乖離はないか、職場環境で困っていることはないか

・トーン：優しく寄り添う感じ。堅苦しすぎず、本音を話しやすい雰囲気で。

# 構成

件名、挨拶、現状のヒアリング、相談窓口であることの再提示、締めの挨拶

 

まとめ：AIに「作業」を任せて、人にしかできない仕事を

もはやAIは「使うか使わないか」ではなく、「どう使いこなして、浮いた時間を何に充てるか」という時代に入っています。

ゼロから文章を書き始める苦労をAIに任せ、圧倒的な時短を実現することで、スタッフさんとの対話や企業への提案など、”あなたにしかできないコア業務”に集中できるようになります。 まずは日々の「ここがもっと楽になればいいのに」と思う業務から、生成AIを取り入れてみてはいかがでしょうか。