豊富な業界実績と使い勝手の高さが魅力
人材派遣業に欠かせない業務基盤として重宝する
「The Staff-V」

使い勝手に課題のあるパッケージが市場撤退、新たな環境構築が急務に

人間味あふれる派遣事業を中心に、アウトソーシングやコンサルティング事業を含めた総合人材ビジネスを展開している株式会社ウィズ。関東を中心に金沢や静岡、大阪に拠点を展開しており、人と人のつながりを通じてアナログならではのより良い関係を築くことで、業種に限定されないさまざまな企業に人材を派遣しています。スタッフを最優先に考える“スタッフファースト”を掲げる同社では、定期的なフォローはもちろん、スタッフ懇親会やスキルアップ研修など派遣スタッフの定着や育成に注力しており、登録スタッフの高いリピート率によって人的リソースを確保しながら事業拡大を続けています。

そんな同社では、人材派遣に必要なスタッフおよび派遣先管理や請求管理などの各種業務を担う、人材派遣業界に特化した業務パッケージを長年利用してきましたが、ビジネス上の理由から新たなパッケージへの切り替えを実施することに。そこで使い勝手や機能面での課題が顕在化したと経理部 部長 石山 雄一氏は当時を振り返ります。「新たに切り替えたツールは、我々がファーストユーザーとして使い始めたものでした。システム的な理想が詰め込まれたパッケージではありましたが、マスターの概念含めて我々側にITリテラシーが十分でなく、ユーザーの声が十分に反映されている仕組みとは言えなかった。実運用に乗せるまでにとにかく苦労したのです」。

新パッケージに切り替えてようやく安定を見せ始めた矢先、ベンダーがパッケージ提供から撤退することが明らかになったのです。その結果、10年使用してきたシステムから急遽、まったく新しい環境への移行を余儀なくされ、非常に大きな不安を抱えることになったと言います。

現場の声を力に、危機を乗り越えた確かな選択

同社におけるスタッフ管理は、以前からアナログでの運用を重視しており、上流工程にあたるコーディネーターによる受注前のスタッフ管理は、現在でもあえて属人的な管理を行っています。新たな環境整備に必要だったのは、派遣先の企業とスタッフのマッチングが完了した時点で基幹システムにスタッフの情報を登録した後の、案件管理や請求管理を行う工程部分が中心でした。スタッフファーストを掲げる同社だけに、この長年運用してきた業務の流れを大きく変えることなく、使い勝手のいいものを検討したのです。「以前の仕組みでは、業界特有の要件に応じて都度カスタマイズを行う運用が常態化してしまっていました。バージョンアップも考えると、できる限りカスタマイズせずに既存運用が踏襲できるものを望んでいました」と石山氏は振り返ります。

そこで注目したのが、人材派遣業界での豊富な実績を誇るThe Staff-2000でした。「多くのユーザーが利用している“枯れた”仕組みで、トラブルが頻発するような心配もないと考えました。カスタマイズせずとも運用で回避できる“逃げ道”が多く用意されていたこともポイントの1つだったのです」と石山氏は明かします。

使い勝手の面では、複数のソリューションに候補を絞ったうえで、ダミーデータ（テスト用データ）を使用して実際に操作してみた結果、現場で最も評判が良かったのはThe Staff-2000でした。実際には、石山氏がThe Staff-2000が最適なソリューションであると判断し選定しましたが、その判断は現場の感覚とも一致していたため、現場でもスムーズに受け入れられたと振り返ります。

また派遣スタッフが利用する複数の勤怠管理サービスとの連携を考慮し、柔軟なインターフェースを備えている点もThe Staff-2000を評価したポイントの1つです。「派遣先によって派遣スタッフの勤怠管理の仕組みが異なるため、それらをスムーズに取り込めるシステムが理想的でした。さらに、手作業でのデータ入力にも柔軟に対応できる点も評価したのです」と石山氏は語ります。

対応力の面でも、安心して運用できると実感した石山氏はこう話します。「こんな課題がある、こんな使い方をしたいという問いかけに対して、すぐに解決策を提示していただけるなど、担当者の対応力の高さは非常に心強かったです。実績のあるソリューションだけに、豊富なノウハウをお持ちであることも伝わり、それが選定の後押しになりました」

結果として、同社の人材派遣事業を強力に支援する業務効率化ツールとしてThe Staff-2000が選択され、その後新たなバージョンとなるThe Staff-Vへの切り替えを実施したのです。

使い勝手の高いThe Staff-V、ヒューアップの手厚い支援も高く評価

現在、同社が運営するスタッフ事務センターでは、10名を超えるメンバーがThe Staff-Vを活用しており、派遣先への就業が確定したスタッフとの契約管理をはじめ、請求書の発行や給与支払いに必要なFB（ファームバンキング）データの作成など、給与・請求管理機能を幅広く利用しています。登録されているスタッフ情報は、1,000名を超える実稼働スタッフに加え、経年データも含めて万単位にのぼります。

また、派遣スタッフの勤怠情報については、複数の人材派遣会社が共同開発したe-staffingが提供するWebTimeCardの情報をオプションを通じてThe Staff-Vへ取り込むだけでなく、派遣先企業が個別に利用している勤怠管理システムとの連携や、手作業による入力など、さまざまな方法で取得し、給与計算に反映しています。

実際の運用としては、同社のコーディネーターがスタッフと募集企業をマッチングさせて勤務開始日が決定した時点で作業依頼書が作成され、その情報をThe Staff-Vに手作業で登録することから始まります。「登録された後は、派遣先ごとに月5回ほどある締め日に合わせて請求書発行を実施し、月2回のタイミングで派遣スタッフに対して給与支払いを行います。契約書の作成も更新作業含めて日々作成している状況で、スタッフ事務センターのメンバーはThe Staff-Vを日常的に立ち上げて業務を行っています」とスタッフ事務センター センター長 田下 則子氏は説明します。特に請求業務は、1つの企業に対して派遣スタッフごとに請求書発行を希望するケースがあり、毎月膨大な請求書発行をThe Staff-Vにて実施している状況です。

The Staff-Vについては、必要な情報にすぐアクセスできる検索機能はもちろん、データ修正時には情報を出力して修正したり、一括取り込みを行えたりするなど、使い勝手の良さを高く評価しています。「毎年発生する年末調整などもThe Staff-Vのなかで対応できるため、安心感につながっています。通常、社会保険料は4月〜6月の報酬の平均をもとに算定されるため、過去の勤務実績や給与情報を正確に把握する必要がありますが、問い合わせがあった際にもすぐに該当情報へアクセスできる点は非常に助かっています」と田下氏は評価します。

なお、The Staff-Vに蓄積されたデータは、売上のレポートをはじめ、派遣先ごとの請求額や派遣スタッフへの支払総額の把握、派遣先に別の派遣スタッフを提案する際の交渉材料など、さまざまな用途に活用しています。「事業報告書を作成する際には、必要なデータを全てCSVで出力して加工するだけで済むなど、柔軟性の高い仕組みだと実感しています」と石山氏も高く評価します。

そして、The Staff-Vの活用とあわせて、同社では派遣スタッフ向けの情報提供や業務効率化をさらに進める取り組みを行っています。その一環として導入したのが、Web給与明細システム「PaySheet^※」です。これにより、派遣スタッフへ給与明細をWebで配信しています。「郵便料金の値上げが続くなか、コストを抑えながら給与明細を通知する方法として提案していただいたのがPaySheetでした。同じベンダーが提供するソリューションということもあり、The Staff-Vとの親和性も高く、非常に便利に活用しています」と石山氏は話します。なお、PaySheetは給与明細の配信に加え、電子化された労働条件通知書の配信にも利用しています。

ヒューアップについては、法改正への対応など環境が変わるたびに手厚い支援が受けられているなど、そのサポート力を評価します。「インボイス対応で課税区分を分ける効率的な方法について教えていただくなど、その都度、困ったときに親身に相談に乗っていただけて感謝しています」と田下氏。また、The Staff-2000への移行時の手厚い支援についても振り返ります。「全く異なるシステムからの移行で、必要なデータの抽出や変換・加工、データ投入まで含めて、苦労しながらも対応していただけました。おかげで予定通りに稼働させることができて感謝しています」と石山氏は評価しています。

PaySheetによるWeb配信機能の拡張やさらなる業務効率化に向けた機能実装に期待

今後については、給与明細のWeb配信を行うPaySheetにて、派遣スタッフの年末調整の支援が可能な機能実装など、同社の課題に対して解決できる新たな仕組みづくりを進めていきたいと力説します。「現在は派遣スタッフとの契約書は電子化してPaySheetにて配信していますが、派遣先との契約書は電子化できていません。いずれ電子押印なども含めてThe Staff-Vでの連携が可能な環境整備を進めていきたい」と石山氏は意欲的に語ります。

スタッフ事務センターとして日々の業務を遂行している田下氏は「派遣先ごとに契約書や請求書などのフォーマットが各社各様のため、各種帳票を細心の注意を払って作成する必要があります。できればシンプルに入力するだけで、各社の仕様に沿った帳票が柔軟に作成できるような仕組みが整うことに期待したい」と今後の期待について語っていただきました。

※PaySheet（ペイシート）とは当社の【Web給与明細システム】です。
給与明細をペーパーレスで管理。
印刷や配布にかかる手間やコスト、遅配・誤配といったリスクを大幅に削減できます。
派遣スタッフの「見やすさ」と「使いやすさ」を追求した、安心・便利なサービスです。