派遣先・派遣スタッフのマスター管理や労務管理の基盤として活躍
周辺システムとつながり、基幹業務の中心として活躍する「The Staff-V」

属人化ゼロで事業拡大！人材派遣業務の標準化で成長を加速

2001年に設立された株式会社タスクフォースは、大阪や名古屋、東京といった大都市圏を中心に、主に大手医療機関の医療現場を支える人材（看護師の仕事をサポートする看護補助者や医療事務・医療クラーク、等）の派遣事業を展開しています。2024年には、メンタルヘルス関連事業を手がける株式会社メンタルヘルステクノロジーズのグループに参画。特に看護補助者領域における人材サービスのパイオニアとして、さらなる事業の展開を進めています。

同社では現在、1,000名を超える現場スタッフを抱え、国公立病院や大手民間病院に人材派遣を行っています。かつては、各担当者がExcelを中心にそれぞれ派遣スタッフの管理や契約書管理を行っており、統一された業務基盤は存在せず、業務は属人的に行われていました。

「情報自体がExcelで管理されていたため、情報管理が属人化し、非効率な作業が多く残業時間も膨らんでいました。業務基盤の整備がどうしても必要でした」とコーポレート管理部 今藤 義信氏は当時を振り返ります。

特に当時は、外国人技能実習制度が積極的に活用され、ブランド化された工場の製造現場への派遣需要が高騰するなど、事業が急拡大した時期でもありました。人材派遣事業を手がける同社も売上が急激に伸びており、事業のスケールに対応するため、属人化した業務からの脱却が急務となっていたのです。

オールインワンで人材派遣業務を効率化できる点を評価

人材派遣業務に適した業務基盤の検討を進めるなかで、同社の目に留まったのが、人材ビジネス総合管理システムのThe Staffシリーズでした。当時、The Staffシリーズは新聞広告などで積極的に情報発信しており、検討していた当時の社長の目にも留まりやすい状況だったといいます。また、取引先との関係もあり、業務基盤としてのThe Staffシリーズに自然と注目が集まりました。

人材派遣事業に必要な機能がオールインワンで提供されるThe Staffシリーズは、複数のソリューションを組み合わせることなく1つのパッケージで業務を完結できる点が高く評価されました。
「システム導入を私に任せていただいていたこともあり、せっかくであれば全部の機能をフル活用しようと考えていました。業務も統一化されており、Excelのように情報が分散することなく、データの一貫性も担保できると考えました」と今藤氏。

検討タイミングの印象については「派遣業界に特化したソリューションを提供していることから、業界知識が豊富であることはもちろん、一般的なベンダーに比べて旧ビジネスアプリケーション（現ヒューアップテクノロジー）はとてもアットホームな印象を受けました。対応が不十分なベンダーもあるなかで、導入前から親身に質問に答えていただき、仕組みについても手取り足取り教えていただけたのです。会社としての姿勢を高く評価しました」と今藤氏。

結果として、同社は新たな業務基盤としてThe Staffシリーズを導入。2021年にはオンプレミスからクラウド環境へ移行するとともにThe Staff-Vへバージョンアップし、現在も安定した業務基盤として活用しています。

データ一貫性がもたらす効率化と信頼の派遣管理

現在、累計で1万人を超える看護補助者スタッフがThe Staff-Vに登録されており、医療機関で実際に活躍する1,000名超の派遣スタッフ管理を中心に運用しています。コーポレート管理部を中心とした15名ほどの事務メンバーがThe Staff-Vを活用し、日々の業務を円滑に進めています。
管理の中心は、派遣先や派遣スタッフのマスター情報の管理に加え、勤怠計算・給与計算・年末調整などの処理、さらには労働者派遣事業報告書など、国に提出する書類の作成にも活用されています。

「業務に必要な元データはすべてThe Staff-Vに集約されてあり、契約書作成などの外部ソリューションと連携して、The Staff-V内の情報を有効に活用するといった使い方です」と今藤氏。

勤怠管理については、就業管理オプションを利用し勤怠データを取り込み、契約書やWeb給与明細、請求書発行などはそれぞれの外部サービスとCSV形式のデータで連携しています。
「今はそれぞれの業務に最適化された環境を連携しながら活用しており、その中核にデータボックスとしてのThe Staff-Vが位置づけられています」と今藤氏は説明します。

Excel時代からの変化も大きく、属人化した業務から脱却できたことで残業時間は大幅に削減されました。契約書作成に必要な情報をすべてThe Staff-Vに集約することで、データの一貫性も確保。過年度データも含めて活用しやすくなったことも、大きな効果として挙げられます。
「The Staff-Vからクラウド環境に移行したことで、リモートでも作業できるなど災害時でも事業継続できるという安心感も得られています」と今藤氏。

ヒューアップに対しては、定期的なサポートと毎年発生する法改正への迅速な対応など、ユーザーに近いところで継続的な支援を受けられていると評価します。
「最初の頃は、データのインポートに大変な作業が必要で、『こんなやり方があるのでは』と出しゃばったことを言わせていただいたことも。そんな時でもエキストラな対応にお付き合いいただけたのです。開発しているメーカーだからこそというのもありますが、何かあればアットホームに対応していただけて感謝しています」と今藤氏。

このように、ユーザーとの距離が近い支援体制と、長期にわたる運用実績により、同社は20年もの長い間、The Staffシリーズを活用し続けています。

人材派遣管理のコア基盤が、情報集約の中心へ進化

すでに長期間にわたってThe Staffシリーズを活用していることから、人材派遣管理業務のコアな基盤として定着しています。今後も情報を集約する中心的な存在として位置づけつつ、外部サービスとの柔軟な連携も視野に、活用の幅を広げていきたいと思います。

また、現在はメンタルヘルステクノロジーズ社へのグループ参画を果たしており、The Staff-Vに蓄積された情報をグループ全体で活用する場面も期待されています。

「データをストックする強力なツールとして、グループ全体に貢献できるケースも増えてくるはず。データ活用の幅が広がることにも、大いに期待しています」と今後について今藤氏に語っていただきました。