企業担当者の声

「とりあえずデジシートだけ」でも、十分な能率アップを実現

給与計算などの基幹システムとの連携はまだですが、それでも作業の工数が激減し、十分導入のメリットを感じています。”基幹システムとの連携まで一気にやらないと意味がない”とお考えの企業さんもいらっしゃるかもしれませんが、デジシートの導入から少しずつ社内のシステムを調整していく当社のやり方も、お勧めできます。

同管理グループ 財務経理部 セクションマネージャー 近藤 洋平 様

変則勤務にもフレキシブルに対応

クリエイティブ業界の特徴として、契約形態や勤務時間が複雑なことが挙げられます。クリエイターによって就業時間帯も様々です。この変則的な勤怠に対応できるシステムを、と検討した結果、デジシートを導入することになりました。デジシートは、一日の時間の定義まで自由に変更することができます。たとえば0 時から33時（翌朝9時）までを1日とみる、ということも可能です。こういったシステムの柔軟性は、非常にありがたいですね。

年間800時間以上を削減

実際に測ってみたところ、１枚のタイムシートを計算するのに、平均して５分程度かかりました。当社では確認のために別部署で一から計算し直すため、１枚あたりさらに３分ほど必要です。仮に500枚分の作業をするとなると、年間800時間も費やすことになります。これはあくまでも単純な勤務形態の場合で、クリエイター独特の不規則な労働時間が絡むと、もっと手間がかかります。この計算時間がデジシートの導入で、ゼロになります。また、自動集計されますので計算ミスもありません。さらに郵送代、電話、Faxの通信代、場合によってはバイク便を使うこともありましたので、その分のコスト削減ができました。

計算作業以上に大変だったのが、タイムシートの回収です。特に月初は朝からひたすら電話を握って、回収作業に追われていました。クリエイターも締め日近くは忙しくて、タイムシートの提出もままならないことが多いですし、クライアントが席を外していて承認印をもらえないというケースもあります。タイムシートが集まらないと給料の計算もできないので、困りましたよ。デジシートになってからは、メール１本で入力を喚起するだけです。回収の必要がないので、非常に助かっています。画面も見やすいですしね。

先手の勤怠管理

クリエイターという職種は、必ずしも1日８時間で仕事が終わるわけではありません。締切り前には残業なども発生しますので、一人ひとりの体調や精神面でのフォローも我々の重要な役割です。忙しすぎるようなら人員補充の提案をしたり、休んでいるクリエイターには問題がないか確認したりする必要があります。デジシートはリアルタイムでクリエイターの勤務状況を把握できますので、こうした先手を打ちながらの勤怠管理ができるようになりました。タイムシートを集計するまで見えなかった部分が見える、これは大きいですね。

クライアント側での人件費管理にも

クライアント側でも、人件費がどれだけかかっているか、リアルタイムに確認できるようになったことが喜ばれています。残業がかさみがちな業種ですが、紙の場合は集計してみないと実働時間が分かりませんので、予算をオーバーしていることに締め日まで気付かれないケースがありました。デジシートで随時労力を確認することが、制作費のコントロールに繋がっているようです。

クライアントやクリエイターにとっては、紙を管理する必要がなくなったことも良かったのではないでしょうか。制作の現場では、タイムシートを無くさないように保管することも煩わしそうでした。デジシートならデータで管理をし、必要に応じてプリントアウトすることもできます。

三者に優しいシステム

当社の営業的な視点でみますと、月次の収支がリアルタイムで分かるということも助かりますね。今、どれだけのスタッフがどれくらい働いているのか、ひと目で把握できるので、当社側の売上がすぐに確認できます。また、請求書発送の有無まで確認でき、請求書未発送などの漏れを防ぐことができます。

そしてクリエイター、クライアント、派遣元の我々と三者が各々、自由な時間で入力や承認が行えるのがいいですよね。クリエイターは入力だけすればＯＫ，わざわざ印鑑をもらいに行く必要がありません。一方でクライアントは、空いた時間に承認するだけ。それを管理するのが我々。それぞれの目的に適った、三者にとって便利な仕組みだと思います。

無理・無駄・ムラを解消、より良質なサービスへ

デジシートの導入によって、タイムシートを記入する面倒や郵送・ＦＡＸの手間がなくなり、クリエイターには、よりクリエイティブ業務に専念してもらうことができるようになりました。我々にとっては、タイムシートの回収作業や集計計算に追われる無理・無駄・ムラが激減しました。その分、クリエイターやクライアントとコミュニケーションの機会を増やすことができ、よりクオリティの高いサービスを提供できると考えています。

特に映像系の業界では、元々がコンピュータに向き合う業務でないために、デジシートの導入に至っていない派遣先もあります。しかしながら、クライアント・クリエイター・当社の三者ともに作業効率が高まることを考え、将来的には全面的な導入を計画しています。情報漏えいやセキュリティ面を心配されるケースも出ていますので、当社が取得しているプライバシーマークなども紹介しながら、理解を求めていきたいと思います。