省力化とルールの統一を目指して業務改革
本社にセンターを設立し、業務改革をスタート

以前、勤務表は郵送やFAXまたは直接回収のうえ、手計算のチェックや修正を行っていました。本社では、6支店のうち2支店分の処理を担当していました。業務が支店ごとに分散されていたため、ローカルルールができてしまう問題がありました。
また、事務処理を一括することで効率化を図り、営業活動に専念する環境を作る目的のため、本社で6支店の給与・請求業務を内製化することにし、3年前本社にセンターを設立しました。
センター設立により、各支店の業務を本社で一括管理することが可能になりましたが、担当する人数を変えずに2倍以上の業務処理をこなすには、省力化が絶対必須要件です。

デジシート導入のポイントは「ASP」、「実績」、「使いやすさ」

そのため、勤怠管理をWebシステムでシェアード化しようという動きになりました。
はじめは自社開発も視野に入れましたが、膨大なコストが試算され、また法改正に伴いその都度開発をしていくというのも、非常に困難なことです。
そこで、「システムを開発する」のではなく、「ASPサービスを利用する」という発想の転換をしました。ASPサービスなら原価償却ではなく、利用費用を経費として計上できることも大きなポイントです。
グループ会社の製品も含めいろいろな勤怠管理システムを比較検討した結果、「使いやすく性能が良い」、「サクサク動く」、「価格も安い」など最も評価されたデジシートを導入することにしました。
もちろん、デジシートの豊富なユーザー実績が何より説得力となり、安心材料になったことは確かです。

導入から約2ヶ月での本格稼働に成功
派遣先にも喜ばれ、導入しやすかったデジシート

デジシートの導入から稼働までは早かったですね。8月に契約し、10月には並行稼働・本番開始することができました。2ヶ月かからないほどの早さで本格稼働に成功しています。
すでに勤怠システムを持つ派遣先様も多く、少し時間がかかるケースもありましたが、全社一丸となったおかげで迅速に軌道に乗せることができました。
デジシートは「直感でも操作しやすいレイアウト」になっているため、派遣先様へご説明する際にも、2枚程度の説明資料で十分納得していただけます。だから導入がしやすいですね。
あと、派遣先様に先ず喜んでいただけるのが、「操作が軽いです」とお伝えすること。操作画面がサクサク動いて軽いということは、大事なポイントのひとつですね。

業務工数の大幅な削減

以前までは5人の担当者で締めの作業に1週間かかっていました。毎日残業して1週間という工数です。
デジシートを導入したことで締め作業3日目にはほぼ定時で帰れるほどになりました。 業務工数がいかに効率的に省力化されたかを実感しています。

通常業務以外の仕事もこなすことができ、さまざまなメリットが

業務の省力化ができたことで、通常業務以外の仕事をする時間が生まれ、他部門の仕事の手伝いもできるようになりました。
事務部門では、営業をバックアップする時間を増やし、営業が本来の営業活動に注力できるようにしています。
デジシートの導入により、営業部門は今まで時間と手間を取られていた「勤務表の回収業務」を無くすことができました。また、今までは回収後でなければ分からなかった「スタッフの勤怠状況」が、毎日いつでも確認できるようになりました。
営業部門からよく聞くのが、派遣スタッフの残業が多い、欠勤や遅刻が多いなど、すぐに確認できるので助かる、ということです。状況に応じ迅速にスタッフへのフォローを行うことに活用しています。

デジシート＋DigiSheet Transformerの活用
他社利用のシステムデータとの連携による工程削減

弊社が取引させていただいている派遣先様の中には、独自で開発したシステムを運用していたり、他のASPサービス等を利用しているケースなどもあります。
こういった他のシステムから取り出すデータは、DigiSheet Transformer^(※)を使用することで、デジシートから抽出したデータとの一括取込み処理が可能になりました。
DigiSheet Transformerは、データを任意の形式で加工することが出来るため、さまざまなデータを統一し、一元管理することが可能です。
弊社では各システム毎にバラバラな勤怠データをデジシートと同様のデータに加工し、一括取込みができるようになりました。どのように加工するかの設定が出来るため、システムの仕様変更などによりデータ形式の更新があった時でも、プログラムの修正依頼をかけずに自分たちだけで対応出来るのも魅力です。

DigiSheet Transformer（デジシート トランスフォーマー）

さまざまなDigiSheetデータの「抽出・加工・編集」を可能にする、簡単操作・高速処理のETLツール。

※株式会社ビーコンインフォメーションテクノロジー（現株式会社ユニリタ）が提供するWaha！Transformer®の機能限定版

欲しいデータが取りたい形で取り出せる
自宅勤務型など、女性が働きやすい勤務形態は大切な課題

（2012年10月より、スタッフのスマートフォン版デジシートが順次リリースされるお話をさせていただきました）

それはいいですね。今はホームワーキングが増えているので、それにも活用できるかもしれません。
一番いいのは、女性が働きやすい勤務形態や雇用機会を作り、さらにもっと活躍できる状況を広げていくことだと思います。自宅で家事や育児をしながら仕事ができる環境づくりも必要です。
働き手が少なくなっている今、自宅にいる女性にどういう雇用機会を与えられるか、どのように就業の場を用意できるのか、というのは現在の大切な課題です。
デジシートがパソコンや携帯電話だけでなく、スマートフォンにも対応し、しかも追加費用なしでそのサービスが受けられるというのは、多様化していく勤怠管理への力強い味方になりますね。

システムはお客様の目線で作らなければいけない

弊社の派遣先様でご利用されているシステムやASPサービスの中には、派遣元として使用する時には、項目が足りなかったり、データの抽出に手間取ったりすることがあります。

デジシートはその点、派遣元はもちろん、派遣先様、スタッフ様３者の目線からの開発がされていて、非常に使いやすいと感じています。

言いかえれば、お客様目線で作られたシステムだからこそ、お金を生むサービスとして成り立つとも言えると思います。
今後、デジシートが業界標準になれば、私達ももっと楽になります。アスペックスさんのさらなるご活躍を期待しています。