社員数の規模に合った管理方法を目指して
社員数の増加に限界を感じた以前の管理方法

最初は手書きのタイムシートをエクセルに打ち込んで計算していました。手作業なので、チェックは本当に大変でした。とにかく月初めは休みなし。担当者も少なかったので総動員です。次のステップでFAX-OCRを導入しました。ただこれは一枚一枚のシートの読み込みに時間がかかります。3～4人での作業で、夜11時頃までかかっていました。
それを派遣スタッフが700人位になるまでは続けました。でも今後派遣スタッフ数がどんどん増えていく中で、勤怠データ管理のさらなる効率化がどうしても必要になってくる。

デジシート導入のきっかけは他社様のご推薦

勤怠データを簡単に管理できるような仕組みがないかと情報を集めていたところ、ある企業様でデジシートを使っていることを知り、話を聞かせてくださいと。「本当にいいですよ。残業がいっぺんになくなりました」と言われました。それが、導入の大きなきっかけになりました。

柔軟性ある管理システムが事業内容にマッチ

住友林業で使用している勤怠データ管理システムを使うという構想もあったのですが、最終的にはデジシートを導入することになりました。一般の管理システムでは、物理的に派遣スタッフの勤怠管理に対応できない部分もあったのだと思います。

社員と派遣スタッフでは給与計算の方式など様々な差異がありますし、デジシートだからこそ対応できることがあります。たとえば週40時間超え労働の残業時間への振替などが良い例です。個別に対応しなければならない細かい計算方式などもあるのですが、一般のシステムでは対応が難しかったですね。

周りを巻き込みながら全国へ展開
日本全国を回り直接説明をすることで導入を推進

結果的には当初の予定通り半年程度で導入を達成したものの、スタートは順風満帆ではありませんでした。4月位のときに一度諦めかけたことがあるんです。最初に導入したのが70人位だったのですが、とにかくやり方がわからないという声が多かった。派遣スタッフは入力していない。派遣先の承認者は承認の仕方がわからない。派遣先から新しいシステムを使用するのは面倒という声もありました。全国を回って説明しようと思ったのも、お客様のお言葉がきっかけでした。最初は電話での操作説明だったのですが、さまざまなお客様の反応を見て、実際にお会いしてご案内するのが一番だと実感しました。それで全国回ろうと決めたんです。東京地区を中心に営業所を回って、説明し始めました。

周りを巻き込む強い意志と、運用初期のチェック体制が成功のポイント

新しいシステムを導入する際には、周りの協力がなければ絶対に無理でしょう。ただ、導入を決定するのは一人です。トップが決定するわけではないですよね。トップはいいと判断すればやっていいと言ってくれる。導入すると決めた人間が強い意志とリーダーシップを持って周りを巻き込んで行くしかない。内勤の人にも営業担当者にもみんなに協力してもらいました。もちろん反対者もいます。だから仲間を作ることも非常に大事だし、運用の最初の段階では、情報の入力がきちんとされているか月の途中途中でしっかりチェックして、入力する習慣の定着を促していく。これは大事な要素ですよね。うちはそれに力をいれました。

直通電話によるヘルプデスクサポートを評価

石井様の奮闘の中、アスペックスでも導入支援のためのサポート体制を模索。まず実務担当者の方にお集りいただき、デジシートの問合せに対応できるようにするための説明会を開催しました。また、全国展開されている派遣スタッフ、派遣先の承認者、それから管理者との間に直通電話を繋ぎ、9時から17時半までの間、全ての問い合わせをアスペックスでお受けする、ヘルプデスクの電話サポートをご提案し、半年間ご採用いただきました。

アスペックスに提案いただいた「ヘルプデスク」は利用して本当によかったです。これにより専用の直通電話が設置され、全国のデジシート利用者が操作に慣れるまでの半年間、アスペックスさんがサポート対応をしてくれました。それまでは、デジシート導入による新しい業務処理を行いながら、全国からはあらゆる問合せが入ってくるという状況にあり、大変困っていたところだったので非常に助かりました。

今後の大規模な導入へのサポートへ期待

今回デジシートの導入を完了して解ったことは、社員数100人以下規模の企業の導入フローと、うちが体験した事は全く違うということですね。100人規模であれば、デジシートを浸透させるのも困難ではないと思います。弊社では派遣スタッフ数が多く、尚且つ全国に拠点が散らばっているという部分ですごく苦労しましたね。このケース別導入フローといったところをアスペックスさんの方でまとめてくれると、社員数が500人1,000人規模の企業向けにも良い参考となる資料ができあがると思います。

「絶対楽になる。」自信を持って勧めるデジシート

是非、皆様にもデジシートの導入をお勧めしますね。

もちろん課題はあります。「入力しない派遣スタッフ」「承認作業をなかなかしてくれない承認者」これについての対応をどうしていくのかなど運用に関するルール付けはしっかりやって、徹底させていかなくてはいけないですよね。

それに、新しいシステムを導入するときには反発が沢山あります。でも、デジシートを導入できたら楽になるのがわかっているから、「みんなを楽にしてあげたいからやる」という強い気持ちで臨みました。導入して本当に良かったです。その一言に尽きます。