30年の信頼と進化で、人材派遣を支える「The Staff-V」

事業拡大で派遣スタッフ増加、手作業管理に限界

付加価値の高い人材派遣をはじめ、人材紹介・転職支援、外国人材採用支援、新卒採用支援など、総合人材サービスを展開している株式会社ベルキャリエール。静岡市を中心に、東京・甲府と静岡県内各地で事業を推進しており、鈴与グループの一社として、基本理念である『共生』を掲げながら、グループ外への人材派遣にも積極的に取り組んでいます。
かつては貿易事務スタッフの派遣が中心でしたが、現在では幅広い事務職スタッフを多数抱え、人材面から地域経済を強力に下支えしています。

「エリア的に多くの人材を確保し続けるのは簡単ではありません。そのため、派遣期間が終了した後も派遣スタッフとの良好な関係を維持し、その人に適した仕事を紹介することで、できるだけ長く働き続けてもらえるよう、寄り添いながら事業を展開しています」と常務取締役 管理本部長 佐野 文信氏は話します。

1980年から人材派遣事業を展開してきた同社では、当初、派遣スタッフの管理を手作業で行っていました。しかし、1990年代、事業が急速に拡大するなかで派遣スタッフ数が増え、業務基盤の整備が求められるようになりました。
「当時で数百人規模の派遣スタッフを抱えており、人力での管理は非常に難しい状況でした。そのため、人材派遣事業に特化した業務基盤が必要だったのです」と佐野氏は語ります。

派遣業務を一括管理できる点を評価

当時、オフコンで提供される別のソリューションは存在していましたが、パソコンで利用でき、コスト面でもメリットが大きい人材派遣管理システム「The Staffシリーズ」に注目しました。コスト面での優位性に加え、派遣スタッフの管理だけでなく、請求管理や給与管理など、人材派遣事業に必要な各種機能を一つのパッケージで活用できる点も高く評価しました。
「他のシステムでは、給与処理などを別途手配する必要があり、管理が煩雑になって部分最適になりがちです。しかしThe Staffシリーズであれば、全ての処理を一気通貫で完結でき、私たちに必要な機能が全て揃っていたことが大きな魅力でした」と佐野氏。

結果として、1990年代にはDOS/V版のThe Staffシリーズから運用を開始し、その後The Staff-Ⅲ、The Staff-2000と順調にバージョンアップを重ねてきました。
「実は途中で他の人材派遣事業向け業務基盤を紹介していただいたこともありましたが、給与処理などは別の環境を整備する必要があり、費用もかなり高額でした。さらに、機能面もThe Staffシリーズを置き換えるほどの動機が生まれず、継続してサポートしていただけるなどサポート体制にも十分に満足していたのが正直なところです」と佐野氏。

着実にバージョンアップを重ねてきた同社は現在、クラウド環境で利用可能な最新版「The Staff-V」を業務基盤の中核に据え、派遣スタッフの安定した管理を実現しています。

クラウド活用で業務効率と運用の最適解を実現

【クラウドでどこからでもアクセス】

現在同社では1,000名を超える派遣スタッフを管理する基盤として、クラウド版のThe Staff-Vを活用しており、約50名の社員が日々の業務に活用しています。
具体的には、求人企業と求職者のマッチングから成約までをCRM/SFA機能を備えたクラウド型マッチングシステムで行い、契約段階からThe Staff-Vで管理しています。また、ヒューアップ提供の勤怠管理システム「DigiSheet」を活用し、派遣スタッフおよび社員の勤怠管理を実施。取引先への請求書作成や派遣スタッフへの給与明細もThe Staff-Vで作成し、請求書はクラウド型電子請求書発行システム、給与明細はクラウド型電子給与明細を通じてデータ送付するなど、各種ソリューションと連携しています。
さらに、派遣スタッフの研修履歴など教育訓練データの管理、年末調整の処理、毎月の稼働状況など経営サイドから求められる情報作成にも、The Staff-Vを活用しています。

【システム連携サービスで柔軟運用】

システム連携サービス「AppTransformer」を活用し、会計ソフトとの売上連携など、周辺システムとの連携にもヒューアップのソリューションを活用しています。
「派遣スタッフが利用するマイページアプリも活用しており、AppTransformerを通じて各種情報の閲覧・確認が可能です。なお、マスター情報の品質を担保するため、マイページから入力された情報は内容を確認したうえで、データ取込機能を利用してThe Staff-Vに登録する運用としています。」とThe Staff-Vの運用管理を担当する浜松支店 小川 玲花氏は説明します。

【クラウドで作業効率大幅アップ】

今回はクラウド版The Staff-Vを採用したことで、各拠点から同じ環境にアクセスでき、待ち時間なく任意のタイミングで入力できるようになりました。以前のように限定されたクライアントPCからしかアクセスできなかった環境と比べ、格段に使い勝手が向上したと評価しています。現在ではテレワーク含む柔軟な環境での運用が可能となり、事業継続の観点からも大きなメリットを得ています。

【サーバー管理不要で安心運用】

また、サーバー管理が不要になったことで、メンテナンスやセキュリティパッチ対応などのサーバーの管理負担を気にすることなく運用できるようになりました。

「オンプレミス版に比べクラウド版では、バージョンアップを任意のタイミングで実施できるようになり、業務に影響を与えず運用できるようになりました。法改正への対応も頻繁にバージョンアップで行ってもらえるため、常に最新の環境で利用できるのは大きなメリットです」と小川氏。
さらに、運用で実現してほしい機能要望をバージョンアップで吸収するなど、機能強化に対する柔軟な姿勢も、同社が高く評価するポイントの一つに挙げています。

【情報は正確、操作は簡単】

機能面では、複合条件での検索機能が使いやすく、必要な情報に素早くアクセスできる点が好評です。
「アラート機能により、マスター情報での入力漏れなどをすぐに把握でき、情報の一元管理によってマスタ情報を変更すれば契約管理の情報にも自動で反映されます。これによりミスを未然に防げるため安心して利用できています」と小川氏。
また、柔軟なアカウント管理により、編集を制限したい社員には閲覧権限のみを付与することができ、情報品質を保ちやすい点も大きなメリットの一つです。

【サポート体制も安心】

サポート面についても、契約企業がアクセスできるサポートポータルの存在により、円滑なコミュニケーションが図れる点を高く評価しています。

「問い合わせ履歴が蓄積されており、回答状況のステータスも把握しやすくなりました。画面をキャプチャーして質問できるなど、こちらの情報も伝えやすいです。24時間365日連絡でき、回答も迅速で、提案を含めた選択肢を示してくれるので、安心してThe Staff-Vを運用できています」と好評です。
また、鈴与グループ標準で特定のソリューションを利用せざるを得ない場面でも、相談窓口として助かっているといいます。

「どうしても連携が必要なケースでは、導入済みのAppTransformerをうまく活用するアイデアをいただくなど、さまざまに相談させてもらっています。長年活用していることで、私たちの事情もよく理解していただけており、見知った担当者には何かあれば気軽に相談できるのもありがたいです」と佐野氏も高く評価しています。

データ連携を加速し、活用の幅を広げる

【データがつながり、作業もラクに】

今後については、現在派遣スタッフに提供しているマイページアプリとの連携をさらに充実させ、使い勝手を一層高めていきたいと語ります。
「今後は、The Staff-Vで作成したデータや書類をマイページアプリと連携することで、日々の運用負担は大幅に軽減されるはずです。また、スタッフさんのスマートフォンに必要な情報が集約されることで、より使い勝手の良い環境にしていきたいと考えています」と小川氏は期待を寄せています。
また、成約までの情報管理や顧客への請求書送付など、複数ソリューションを組み合わせてThe Staff-Vを運用しているため、可能な範囲でデータ連携を円滑に進めることで、さらなる業務効率化にも取り組んでいきたいと意欲的です。

【入力が未来の価値を生む】

さらに、雇用安定措置含めた事業報告書の作成なども視野に入れつつ、The Staff-V内の情報を充実させることで、データ活用の幅を拡げていきたいと語ります。
「現状では最低限の情報しか登録されていません。最終的に作成したい資料に何が不足しているのかを把握し、それらを入力することで生じる運用負担も考慮しながら、情報を有効に活用できる環境を整備していきたいです」と、佐野氏は今後の展望を語りました。