人材派遣の複雑な管理も柔軟に対応──社員の残業ゼロを実現する「The Staff-V」

地域密着×高齢者活用で人材派遣の可能性を広げる

【地域と人に寄り添う派遣事業】

大阪府を中心に物流業や製造業の派遣先に人材を派遣している株式会社ワークソリューションは、2002年の創業以来、大阪府を3つの地域に分け、それぞれに専任組織を設けて事業を展開しています。派遣スタッフ一人ひとりに真摯に寄り添い、生活に不安のある人でも安心して働ける環境を提供するとともに、現場のニーズに適した人材を派遣しています。
同社は人材派遣だけでなく、職業紹介や紹介予定派遣など、直接雇用につながる事業も展開。また、地域の祭りやイベントにも積極的に参加するなど、地域とのつながりを重視した運営を行い、多様な勤務形態や雇用体系に柔軟に対応できる体制を整えています。

「少子高齢化が進む中で定年延長は大きな潮流となっており、高齢者でも元気に働いている人は多くいます。将来的には、65歳以上の就業支援を行う派遣事業として、特徴を出していきたいと考えています」と代表取締役 中尾 善則氏は語ります。

【登録スタッフ増加による管理課題】

同社では、起業後の数年間はビジネス規模が小さかったため、勤怠管理や給与計算など派遣スタッフの管理を手作業で行っていました。しかし、派遣スタッフの登録数が増え、ビジネスが拡大するにつれて、人材管理の基盤をシステム化する必要に迫られました。

「現在でも約400名の登録スタッフを100社前後の企業に人材を派遣していますが、職場によっては三交代制で24時間稼働していているところもあります。就業規則はもちろん、給料日や休日も派遣先ごとに異なるため、複雑な管理業務を効率的に行うための基盤が必要でした。登録スタッフが100名を超えたあたりで、手作業での管理に限界を感じたのです」と中尾氏は当時を振り返ります。

人材派遣業界向けシステムで業務効率化を実現

【導入の背景と選定理由】

派遣スタッフの働き方は一般企業と異なり、就業規則の異なる複数の派遣先に同日で勤務することや、給与支払いが複数回発生することなど、独自の管理が求められる場面が少なくありません。そこで、人材派遣業に特化した管理基盤の導入を検討していた中尾氏の目に、ちょうど新聞広告で飛び込んできたのが、派遣管理業務を総合的にサポートする業務効率化ツール「The Staff-V」の前身である「The Staff-2000」でした。

当時、人材派遣業界向けに特化したソリューションは他になく、派遣スタッフの管理に最適な業務基盤としてThe Staff-2000に注目したのです。
「一般的な勤怠管理や給与管理システムでは、異なる就業規則や締め日を持ち、さらに、複数の派遣先にまたがる派遣スタッフの管理など、イレギュラーな対応は難しい。しかしThe Staff-2000は、人材派遣業界向けに設計されており、まさに求めていたシステムでした」と中尾氏。

【業務平準化と効率化の取り組み】

実際に社員と画面を確認しながら説明を受けた上で、すぐに導入を決断しました。当初は新しい仕組みに慣れるまで時間がかかりましたが、現地研修を含むヒューアップテクノロジー（旧ビジネスアプリケーション）の手厚いフォローのもと、無事に運用をスタートさせることができました。

その後、2021年には業務量の拡大に伴い、最新版のThe Staff-Vへの移行を実施しました。また、紙のタイムカードから勤怠情報を収集し、請求書や給与計算を行う作業には多くの工数がかかっていました。そこで、人材派遣向け勤怠管理システム「DigiSheet」と給与明細システム「PaySheet」を導入し、月末に作業が集中する業務の平準化を図りました。
「多くの人材を確保するために、市場ニーズが高い給与前払いを実施していますが、派遣スタッフが突然退職するとコスト回収が難しくなる恐れがあります。そこで、DigiSheetを活用して勤怠情報を適切に管理し、勤務実態を迅速に把握できる環境を整えました。また、週払いなどの場合でもPaySheetにより給与明細を即時配信できる点も導入の大きな理由です」と中尾氏は説明します。

そして現在も、The Staff-Vを中心にDigiSheetやPaySheetをフル活用することで、派遣スタッフの効率的な管理を実現しています。

システム化で残業ゼロ、働きやすい派遣管理体制を構築

【登録スタッフとデータ活用】

現在は、稼働中の約400名の派遣スタッフに加え、過去の情報も含めて約1,500名がThe Staff-Vに登録されています。派遣先に最適な人材をマッチングするだけでなく、取引先との契約管理や給与計算、派遣先への請求書発行も行っています。また、営業向けインセンティブ制度に対応するため、売上管理などの各種データもThe Staff-Vからレポートとして出力できるようにしています。

「全ての機能が完璧に使いこなせているわけではありませんが、井上靖『あすなろ物語』よろしく常に“あすは今日よりよくなろう”という思いを胸に運用を続けています」と中尾氏は想いを語ります。

【柔軟な運用と法令対応の効率化】

給与計算後の明細は、給与明細システム「PaySheet」にて配信しています。一方、勤怠管理については、派遣先の勤怠管理システムを利用しなければならないケースもあるため、現在は全体の約3分の1の派遣スタッフが「DigiSheet」を使用している状況です。
「デジタルに慣れていない年配の方もいるため、紙のタイムカードでの運用も併用しながら、柔軟に対応しています」と中尾氏。ただし、新規の案件については、派遣先にもDigiSheetの利用を依頼しており、利用率向上に向けた取り組みを積極的に進めています。
なお、年末調整については、The Staff-Vに登録された情報を出力し対応しているなど、データ活用の取り組みも着実に進展しています。

The Staff-Vを中心に派遣スタッフの管理をシステム化したことで、社員の残業はゼロとなり、業務効率化により働きやすい職場づくりに大きく寄与しています。さらに、週払いといった派遣スタッフからの要望にも、社員が負担なく対応できるのは、The Staff-Vという業務基盤があるからこそだといいます。

また、「社会保険料の更新など、定期的に発生する法令対応においても大きな改善が見られました。以前は通知の印刷・封入・発送といった作業に多くの時間を要していましたが、現在はPaySheetなどのデジタル配信で完結できるようになりました。派遣スタッフ側も必要な情報をオンラインで簡単に確認できるようになり、双方にとってのメリットは非常に大きいと感じています」と中尾氏は高く評価します。

【安心のサポート体制】

「ヒューアップについて、導入当初は、現場が慣れていないこともあり、研修などの導入支援を継続的に行っていただきました。稼働後も、何かあれば足しげく会社に顔を出すなど、手厚いサポートが非常にありがたかったです」

「担当者が頻繁に変わる企業も少なくありませんが、ビジネスアプリケーション時代から同じ担当の方が継続して支援してくださっており、社員も気軽に問い合わせができますし、私たちの運用状況もよく理解していただいています。大げさではなく、まるで私たちの一部のような存在で、本当に心強いです」と中尾氏は力説します。

採用と管理におけるデジタル活用、AI導入にも期待

【採用プロセスのシステム化】

現在、派遣スタッフの管理はThe Staff-Vで安定的に運用できていますが、派遣スタッフの採用面においてはまだシステム化の余地があるといいます。特に同社では営業担当者が派遣スタッフの採用のコーディネーターも兼任していることから、標準的な採用プロセスをシステム化することで、AI活用など新たな試みにも挑戦したいと意欲を示しています。

「コロナ禍でWeb面接の活用が大きく進み、面接時に30項目ほどの評点基準で判断しています。AIを活用すれば、さらに詳細な基準での判断が可能になるはずです。少数精鋭で運営していることもあり、デジタル技術のさらなる活用を進めていきたい」と中尾氏は語ります。

【データ活用による業務高度化】

またThe Staff-Vに蓄積された情報を有効活用し、周辺システムとのデータ連携を加速させることで、業務のさらなる効率化や高度化に向けた環境整備にも取り組んでいきたいと考えています。デジタル技術の活用については、ヒューアップテクノロジーからの提案にも大いに期待していると最後に締めくくっていただきました。