派遣業務を一元管理！二重入力ゼロで年間100万円のコスト削減を実現した「The Staff-V」活用術

事業拡大で露呈した「手作業」と「属人化」の限界

【拠点拡大で情報が追いつかない！】

1987年に久留米市にて人材派遣事業を開始した西日本エリートスタッフ株式会社は、現在では佐賀や福岡、北九州へと拠点を広げ、着実に事業拡大しています。
社会貢献につながる「人・企業・街安心活性化産業」を掲げ、地元で安心して働ける環境づくりを推進。広域に対応したネットワーク体制と、安心して就業できるフォロー体制を強みに、登録スタッフは1万人を超えています。

【法改正対応遅延 × 属人化のリスク】

かつては、筑後地方で盛んな酒造りに関連し、春夏秋は農業、冬は現場監督である杜氏の就業体系をシステム化した実績もありました。しかし、運用を続ける中でさまざまな課題が顕在化していきました。「創業当初は労働者派遣法の施行から間もない時期で、開発を担った地元のシステム会社も含め、人材派遣業界特有の知識が十分とは言えませんでした。そのため、社会保険や有給休暇など、法改正に伴う新たな管理項目にシステムが対応できず、結果として手作業での運用を続けることになりました」と代表取締役 今泉 尊英氏は当時を振り返ります。

その後、登録スタッフの増加とともに事業が拡大する中で、手作業による管理には限界が見え始めます。
「オフライン環境のため、各拠点で入力したデータを本社でもう一度打ち直す『二重入力』が常態化しており、手作業の負担と転記ミスのリスクが大きな課題でした。あわせて業務の属人化も深刻でした」と管理部 情報システム課 本田 氏は当時を語ります。

頻繁に発生する法改正への対応も含め、特定の個人に依存しない業務基盤の構築は急務となっていました。
事業成長を支えるためには、従来の運用を抜本的に見直す必要に迫られていたのです。

現場が「使いやすさ」で選定。派遣特化の機能が導入の決め手に

【現場の声で選んだ、派遣業に特化した機能】

そこで、人材派遣業に必要な業務基盤のシステム化に向け、各部署から代表者を選出し、複数の候補製品を比較検討したうえで製品選定を実施しました。
その中で注目したのが、現在のヒューアップテクノロジーが提供するThe Staffシリーズでした。

「人材関連の雑誌に掲載されていた広告を見たのがきっかけです。実際に話を聞くと、派遣会社を百数十社訪問して作り上げた仕組みとのことで、人材派遣事業に必要不可欠な機能がしっかり網羅されていました。モノづくりの観点で高く評価しました」と今泉氏。営業担当者が久留米を訪れ、画面を用いたデモンストレーションを実施したところ、メンバーからは「使いやすそうだ」と好評でした。

単に複数の機能をマルチタスクで利用できるだけでなく、従来のデータベースに比べてレスポンスが向上した点や、データが相互に連携した構造によってマスター情報を全業務で共有でき、管理負担を軽減できる点を高く評価しました。

【二重入力ゼロを実現】

「従来の仕組みは当社独自の運用に合わせて構築されており、使い勝手の良さはありましたが、変更が生じるたびにコストをかけて改修する必要がありました。汎用的なパッケージには当初、現場から抵抗もありましたが、十分に活用できると判断しました」と本田氏。

さらに、分散していたオフィスをネットワークで繋げることで、最大の懸案だった『二重入力』、すなわち拠点と本社間における入力の重複が解消され、転記作業の手間が完全にゼロになりました。どの拠点からでも最新情報にアクセスできる環境が整い、利便性の高い業務基盤としての評価を決定付けました。

「従来は契約書作成までしか対応できず、勤怠管理や給与計算は別システムで対応せざるを得ませんでした。The Staffシリーズであれば、必要な機能をオールインワンで利用できる点が大きなメリットでした」と本田氏は機能面での充実も評価しています。

こうして、人材派遣事業に必要な機能を網羅した新たな業務基盤としてThe Staffシリーズを採用。現在は最新のThe Staff-Vへとバージョンアップし、派遣スタッフ管理の基盤として幅広く活用されています。

年間100万円削減、業務効率化の成果

【主要な成果】

• 年間約100万円のコスト削減：

二重入力の解消と手作業の自動化、拠点連携で移動コストも削減

• 現行人員で事業拡大対応：

登録スタッフ増加にも現行人員で余裕を持って対応可能

• 拠点間の二重入力ゼロ：

ネットワーク化により本社・拠点間のムダな作業を完全排除

【業務効率化の具体例】

現在はオンプレミス環境でThe Staff-Vを運用しており、各拠点を含む社員約10名分のライセンスを契約し、日々の業務に活用しています。
スタッフ・顧客管理から契約管理、勤怠管理、給与・請求管理まで、The Staff-Vのフル機能を活用しており、PaySheetによる給与明細のWeb配信も行っています。

スタッフ登録は各オフィスのコーディネーターが担当し、顧客との契約条件が整った段階で契約書をThe Staff-V上で作成。勤怠情報は紙の勤務表で報告され、そのデータをもとに月2回の締め処理時に給与計算を行い、最終的に請求書を作成しています。
また、年末調整や有給管理、登録スタッフへの教育訓練案内メールの配信などにもThe Staff-Vを活用しています。

「絞り込み機能を使って、資格保有者や希望条件に合ったスタッフを抽出し、コーディネーターから営業へ共有するなど、日々の業務でも幅広く活用しています」と本田氏。

The Staffシリーズを導入したことで、拠点と本社による二重入力が解消されただけでなく、ネットワーク接続によって拠点のPCに不具合が生じても現地に赴いて修理対応することがなくなり、移動時間も含めて業務の効率化を実現。年間100万円単位のコスト削減につながったと高く評価しています。「以前は勤怠管理情報からExcelなどで手作業にて集計して給与計算していたものが、今ではシステム内で自動計算できるようになりました。事業拡大によって登録スタッフの数が増えても現状の人員で対応可能で、変化に強い業務基盤が整備できたことで安心して使えるようになっています」と本田氏は語ります。

【親身なサポートで安心運用】

アクセス権限の厳格な管理によりセキュアな環境を実現しているだけでなく、CSV出力によって会議資料の作成や派遣スタッフの賃金テーブルの確認も容易になり、以前に比べてデータ活用も進んでいます。帳票も柔軟に設計できるため、使い勝手の面でも改善が見られました。
PaySheetによる給与明細のWeb配信は、郵送コストの削減に加え、入力ミスの防止にも寄与しており、The Staff-Vを中心としたソリューション全体への評価は高まっています。

ヒューアップテクノロジーのサポート体制についても高く評価されています。
「遠方にもかかわらず頻繁に足を運んでいただき、必要なときには的確な支援を受けられます。地方企業としてサポート面に不安を感じることもありましたが、担当者の顔が見えることで得られる安心感は大きいです」と今泉氏は語ります。
「問い合わせに対して未回答のままになることがなく、100％応えてくれ、常に迅速に対応していただいています。社内での情報共有も徹底されており、誰に問い合わせても状況が把握されている点は非常に助かっています」と本田氏からも好評です。

“次の成長”へ、デジタル化を加速

【勤怠デジタル化＆クラウド化に挑戦】

今後については、現在も一部手作業で対応している業務のデジタル化を進め、さらなる業務効率化を図っていきたいとしています。
特に、紙の勤務表が中心となっている派遣スタッフの勤怠情報については、人材派遣業に特化した勤怠管理システム「DigiSheet」の導入を検討。あわせて、オンプレミス環境で運用しているThe Staff-Vのクラウド化を進め、災害時にも事業継続が可能な体制の構築にも取り組むなど、さらなるデジタル化へ意欲的です。

【蓄積データを営業力に変える】

また、周辺システムとの連携を含め、The Staff-Vの活用をさらに高度化していく考えです。
「The Staff-Vと周辺システムの連携は、現状では管理部門の効率化に留まっています。今後は、蓄積されたデータを営業活動にも活かせるような環境づくりに取り組んでいきたいと考えています」と本田氏は語ります。
最後に「旧株式会社ビジネスアプリケーションの時代から長くお付き合いがあり、ヒューアップテクノロジーの成長は当社にとっても大きな励みとなっています。The Staff-Vをさらに有効活用しながら、今後もともに成長していきたいと考えています」と今泉氏に語っていただきました。