自社開発はなぜ限界を迎えたのか──月2度発生する給与の手計算から脱却し、残業ゼロへ導いた業務改革

事業拡大があぶり出した、業務基盤の限界

【成長の裏側で進んでいた複雑化】

1998年に創業、福岡県久留米市および福岡市で人材派遣事業を展開する株式会社クローバーサポート。地域密着型の人材派遣事業に加え、PC関連事業や教育サービス、介護事業なども手がけており、デイサービスセンター運営や法人外ながら認可保育園の運営など、乳幼児から高齢者まで幅広い世代に関わる多角的な事業を展開しています。2007年には、ホワイトカラー中心の人材派遣を行っていた株式会社ナインツウファイブと合併。ブルーカラー中心の事業を展開していた同社と一体となり、業種に特化しない総合人材派遣事業として、多様なお客様のニーズに対応できる体制を整備しています。

【自社開発という選択】

合併前のナインツウファイブでは、データベースソフトを中心に人材派遣の仕組みを運用していた経緯があり、周辺業務はExcelなどのスプレッドシート、各種契約類は一太郎をはじめとしたドキュメントツールを活用していました。

「当初はさまざまなツールを駆使して派遣スタッフの管理を行っていましたが、事業が拡大するなかで業務基盤を整えることに。そこで、外部に委託して既存の業務を自社で構築することになったのです」と総務経理課 立花 紀佳 氏は当時を振り返ります。

協力会社とともに新たな基盤づくりを進め、環境自体は整理されたものの、計算処理が仕組みとして十分に機能せず、結果として手作業での処理が続き、業務負荷を軽減できない状況が続いていました。

【月2度発生の給与計算がボトルネックに】

「請求処理は何とか機能したのですが、月に2度発生するスタッフの給与計算がうまく動かず、社会保険料や雇用保険なども加味したうえで、当時200～300人いた派遣スタッフの給与計算をすべて手作業で行わざるを得ない状況でした」と立花氏は語ります。

転機となったパッケージ導入という決断

【業界特化という明確な答え】

現場の負担が高まるなか、自社開発システムの継続を見直し、人材派遣業界に適したパッケージソフトの導入を検討することになりました。PCに詳しい社員を中心に複数の製品を比較するなかで、人材派遣業に特化した業務基盤として展開されていたThe Staffシリーズに注目しました。

「実際にお越しいただいてデモを見ながら説明を受けたところ、私たちがイメージしている運用が具現化できそうだと考えたのです」と立花氏は語ります。

【“正しく計算される”という当たり前に感動】

導入を前提に、The Staffシリーズの設定や現状業務をどのようにパッケージで実現するかについて、ヒューアップテクノロジーと頻繁に連携。自社の運用に適した形へと調整を重ねながら、日々の業務に即した環境整備を進めました。
「自社開発したシステムと違い、正しい計算結果が導き出せることに感動したことを覚えています。毎日連絡させていただいて実際の運用にどう合わせていけるのか相談させてもらいましたが、こちらの疑問に対して真摯に対応していただけるなど、期待に応えてくれる仕組みだと実感しました」と立花氏。

【現場の声が、基盤を進化させた】

実は、当時The Staffシリーズが発売されて間もない時期でもあり、要望が製品改善に反映されるなど、使いやすさも日々向上していったと言います。

「いろいろ要望を出すなかで、汎用的にメリットが得られる機能を取捨選択いただき、修正プログラムで追加していただけて、どんどん使いやすくなったことも大きな利点でした。数多く機能追加していただけて本当にありがたかったです」と立花氏は力説します。

その結果、新たな業務基盤としてThe Staffシリーズを採用。現在は最新のThe Staff-Vへとバージョンアップし、派遣スタッフ管理をはじめとする基幹業務を支えるシステムとして幅広く活用しています。

全社基盤へ──生産性と働き方はどう変わったか

【数百名を支える、統合プラットフォーム】

現在、同社では稼働する数百名を超える派遣スタッフの管理を、オンプレミス環境のThe Staff-Vにて行っています。これまでの累計登録スタッフは3万名を超え、日々の業務では約15名がThe Staff-Vを活用。立花氏が所属する総務経理課をはじめ、営業課やコーディネーターが所属する業務課など、複数部門で活用されています。

機能面では、スタッフ管理や派遣先管理、契約管理、勤怠管理、給与請求管理など幅広く利用。さらに、毎年必要となる派遣事業報告書の作成もThe Staff-Vで実施しており、賃金台帳レベルでは振り分けできない派遣スタッフについても業種ごとに集計し、労働保険の申告時に活用しています。

【ばらばらな勤怠情報をどう束ねるか】

勤怠情報は、手書きのタイムシートを回収してThe Staff-Vへ手入力するケースのほか、派遣先が利用しているタイムカードや打刻機能付きの勤怠管理ツールを流用するケースもあります。

「どうしても派遣先の環境に依存するため、勤怠情報はさまざまなもので記録しています。手書きのケースは営業担当者が集めるケースもあれば、FAXを送ってもらうなどいくつかの方法で回収しています」と立花氏。

回収した勤怠情報をもとに給与計算を行い、給与明細は紙で出力して派遣スタッフへ郵送しています。

【年末調整も変わった。そして残業も消えた】

The Staffシリーズの活用はすでに20年以上にわたります。人材派遣事業に必要な機能が一気通貫で利用できる点に加え、近年では年末調整業務にも大きく貢献しています。

「以前のバージョンでは12月の給与計算を確定させて更新処理をしないと年末調整できませんでしたが、今では更新する前でも計算できるようになるなど、使い勝手のいい機能が増えています」と立花氏は評価します。

かつてのシステムでは残業を余儀なくされる場面も少なくありませんでしたが、現在はほぼ残業が発生していないといいます。また、ソリューションを提供するヒューアップテクノロジーにおいても、信頼できるパートナーとして高く評価しています。

「バージョンアップによって便利な機能が追加されることがありますが、使っていないと気付かないことも。何かあれば新しい機能に関する案内をいただけていますし、直接相談する際にアドバイスしていただけるなど、自分たちだけでは思いつかないことも気づかせてくれます。支援体制についても高く評価しています」と立花氏は語ります。

次なる挑戦──クラウドが拓く新しい可能性

現在はセキュリティを重視し、オンプレミス環境でThe Staff-Vを運用していますが、将来的にはクラウド活用も視野に入れた新たな環境整備を進めていきたいと立花氏は意欲的です。

「Web給与明細のPaySheetなどいろいろご提案をいただいていますが、The Staff-Vの環境をクラウドへ移行することで導入しやすくなり、一気に効率化が進むはず。クラウドへうまく移行できるよう、会社に対して働きかけを行っていきたい」と立花氏。会社の方針転換によって業務効率化が大きく前進する可能性が見えていることから、クラウド移行に向けた環境整備を進めていきたい考えです。

また、現在は手入力が中心となっている派遣スタッフの勤怠情報についても、今後は、勤怠管理システムDigiSheetの活用に期待を寄せています。

「当然派遣先の方にご利用いただくことが前提のためハードルは高いものの、何らかの形で活用していただけることで、手作業の業務が軽減できます。こちらも営業を通じて派遣先の方に打診していきたい」と今後の展望について立花氏に語っていただきました。