紙の勤怠管理から卒業！　工数半減＆短期派遣もラクラク対応『DigiSheet』活用事例

スクラッチ勤怠システムの課題

【派遣スタッフの多様な勤務形態】

1998年に設立、ワコールグループのブランドを中心に、人材派遣やアパレル専門の紹介事業を展開する株式会社ワコールキャリアサービス。百貨店や量販店に勤務する販売スタッフなどが多く在籍しており、北海道から沖縄まで全国で幅広く人材派遣を行っています。また、紹介事業では、パタンナーやデザイナーなどアパレル関連専門のスタッフも含め、多くの企業に人材を提供しています。
長期派遣はもちろん、催事出店時の短期・単発派遣など多様な働き方を希望する人材も多数在籍しています。さらに人材派遣にとどまらず、業務請負に関連したBPO事業や教育研修事業、SNS運用サポートなど、人材に関連した多角的な事業展開を進めています。

【従来の勤怠管理の問題点】

同社ではかつて、紙の勤務カードを用いて派遣スタッフの勤怠管理を行っていました。しかし、親会社側での会計処理上、締め日から３営業日以内に締め作業を行う必要があり、月2回の締め日を設けて人海戦術で勤怠情報の集計を行っていました。
「作業負担が非常に大きかったことから、グループ全体の業務改善プロジェクトの一環として、派遣スタッフ向けの勤怠管理システムを新たに導入するプロジェクトがスタートしました」と事業管理部 部長 川村 洋美氏は当時を振り返ります。

【スクラッチシステムの限界】

そこで同社は、スクラッチ開発によりゼロから自社に最適な勤怠管理システムを構築し、導入を進めました。しかし、開発メンバー含め経験不足もあり、運用ルールは非常に厳格に設計していました。その結果、数年かけて何とか運用に乗せることはできたものの、現場の要望に応じて柔軟に変更することが難しい状況に陥ってしまい、改修するたびに費用が発生するなど、多くの課題が残る状況となってしまったのです。

柔軟＆連携しやすい勤怠管理

【汎用システムの導入で柔軟性向上】

新たな勤怠環境では、ゼロから要件定義を行うのではなく、汎用的な仕組みを前提に自社の運用に合わせて柔軟に改良できることを重視しました。そこで注目したのが、人材派遣管理で長年活用してきた「The Staff-V」と連携可能な勤怠管理システム「DigiSheet」です。
「The Staff-Vとの連携を前提に、有力候補のひとつとして検討していました。実際に操作してみると、シンプルで文字も見やすく、使いやすい印象を受けました」と、同部 人事総務課 吉岡 淳子氏は語ります。

【業界特有のニーズに対応】

一般的な勤怠管理システムは、決められたシフトに対して打刻する仕組みが基本です。しかし、アパレル業界では、バレンタインなどの催事時に短期単発の派遣が多く、さらに複数の百貨店で勤務する販売スタッフもいるため、長期派遣とは異なる柔軟な管理が求められます。
「業界特有の事情をお伝えすると、具体的な提案をたくさんいただき、柔軟に対応できることが分かりました」と吉岡氏。

提案段階からヒューアップと意見交換できたことで、派遣業界での豊富な実績に基づくアドバイスも得られ、話がスムーズに進みました。

「単発派遣に特化したシステムもありますが、当社には長期派遣もあります。どちらにも対応できる仕組みとしてDigiSheetを選択しました」と川村氏。

その結果、DigiSheetを新たな勤怠管理の基盤として採用し、従来システムと半年ほど並行稼働させて仕様を確認したうえで、最終的に完全移行を実現しました。

工数半減・在宅対応

【派遣スタッフ情報との連携】

現在、The Staff-Vに登録されている2万4000人ほどのスタッフ情報と連携し、派遣スタッフは出勤日の勤怠情報をPCやスマートフォンから入力しています。日々の勤怠入力はもちろん、勤務現場の変更に伴う交通費の連絡や有給申請はDigiSheetを通じて提出しています。

実際にDigiSheetで勤怠入力を行っているのは、現在稼働中の約1,000名で、スマホをお持ちでない等の派遣スタッフの一部を除き、販売スタッフの約8割がDigiSheetを活用しています。また、販売スタッフを管理する営業職や人事・総務部門のメンバーなど、約40名がDigiSheet上の勤怠情報にアクセスし、日々の管理業務に利用しています。

過去データの移行は実施せず、過年度分は従来システムをそのまま参照用として残し、必要に応じて閲覧できるようにしています。なお、販売スタッフのシフトは前月までに決まることが一般的ですが、欠員対応などで変更が頻繁に発生するため、本来The Staff-Vで管理できるシフト情報については、あえて連携対象としていません。

【アパレル特有の勤務形態に対応】

アパレル業界では土日勤務が一般的で、月に数日だけ働く短期・スポット勤務の販売スタッフも多く在籍しています。こうした業界特有の勤務形態に対応するため、DigiSheetでは、標準の「土日休み」カレンダーを変更し、全日を休日扱いとした上で、実際に出勤する日だけを勤務日として登録できるようにカスタマイズしています。
また、1人の派遣スタッフが同じ日に複数店舗へ入店するケースもあるため、実際の勤務形態に照らして不整合がないか確認できるよう、重複勤務を検知するアラート機能も追加しています。これにより、現場管理者や営業担当者が、日々の勤怠管理を正確かつ効果的に行えるようになりました。

【柔軟な勤怠入力・承認フロー】

勤怠情報の入力は、派遣スタッフごとに柔軟に対応できるようにしています。
日々勤務後に入力して報告ボタンを押下する派遣スタッフもいれば、シフトに合わせてひと月分の勤務時間をまとめて事前入力し、必要に応じて日々修正しながら報告する派遣スタッフもいます。
入力された勤怠情報は、派遣先の担当者が承認した時点で人事総務課に届きます。労働基準法に基づき確認が必要な部分は色分けされ、担当者によるチェックが求められます。その後、人事総務課が最終確認を行い勤怠情報を確定。確定後は、The Staff-V上で請求計算や給与計算が自動的に行われるフローとなっています。

【管理負担軽減・承認体制の簡略化】

DigiSheet上の承認グループは、販売スタッフを管轄する派遣先担当者ごとに承認権限を付与しており、派遣先コードと承認者は連動しません。この仕組みを整備するため、The Staff-Vで管理していないグループ設定を個別に実施しています。
「ワコール本体では毎年4月に組織変更があります。以前はメールアドレスがログインに必要だったため、メールアドレスを持つ承認者の変更に合わせて再設定が必要でしたが、今は派遣先や店舗に紐づくグループ単位で承認できるようになったため、組織変更があっても設定変更が不要となり、管理負担が大幅に軽減されました」と吉岡氏。

【業務効率化・ペーパーレス】

以前は、親会社側の締め日に間に合わせるため、中間勤怠と月末勤怠の2回に分けて集計していました。しかし、DigiSheetに移行したことで月末締めだけで済むようになり、紙データのOCR読み取り後のチェック作業を含め、メンバーの作業工数は従来の半分以下にまで激減しました。川村氏は、「以前は本社の京都側だけで勤怠締め作業を行っていましたが、現在は東京の人事総務課メンバーでもクラウドでチェック可能になり、業務を分散できるようになりました。在宅でも作業できるなど柔軟な働き方も実現しています」と評価します。ペーパーレス化の推進や勤務カードの郵送費・保管コストの削減にも大きく貢献しています。さらに、営業担当者も自分が管轄する販売スタッフの勤務状況をリアルタイムで把握できるなど、DigiSheet導入によるメリットは多岐にわたります。

【高い利用率・使いやすさ】

従来の仕組みでは、1年以上利用しても紙からクラウドへの移行は3分の1程度にとどまっていました。しかし、DigiSheet導入後はわずか1年で8割以上の販売スタッフがクラウドへ移行するなど、使い勝手の高さが順調な移行を支えています。「販売スタッフにDigiSheetを説明する営業担当者からも、『システムがシンプルでマニュアルなしでも理解しやすい』と好評です」と吉岡氏。マニュアル作成も、サンプルを同社仕様に加工するだけで済むため、展開時の負担も軽減されています。

【サポート体制の評価】

ヒューアップテクノロジーについて、「親身になって解決策を一緒に検討してくれる営業担当と、迅速に対応して寄り添ってくれる開発担当がうまく連携しており、勤怠管理業務の効率化に大きく貢献してくれています」と吉岡氏は評価します。

勤怠以外の情報収集や周知にも活用

【交通費・経費情報の管理】

現在、DigiSheetでは勤怠情報だけでなく、交通費関連の情報も入力できるようになっています。吉岡氏は、経費情報を含め、販売スタッフに関連する各種情報の入力インターフェースとして、導入当初の想定を超えて活用の幅が広がっていると語ります。

【予防接種や安否確認などの情報収集】

「例えば、補助金の対象となるインフルエンザ予防接種を受けた販売スタッフがいれば、その情報を入力してもらうことで、必要な情報を効率的に取り込めます。各種項目を追加して、情報収集をさらに容易にしたい」と吉岡氏。
また、安否確認の仕組みとしての活用も検討しており、DigiSheetの利用範囲を拡張することで、より幅広い管理・運用を実現したいとの期待を寄せています。

【通知ツールとしての活用】

DigiSheetはシンプルなログイン画面を提供しているため、最新トピックやお知らせなど、販売スタッフや派遣先担当者に伝えたい情報を掲載することで、情報提供の基盤としても活用できると言います。

「DigiSheetは日常的に利用するツールです。ログイン画面に各種情報を掲載することで、目に触れる機会を増やせます。今後は、DigiSheetから情報を取得するだけでなく、通知ツールとしても活用していきたい」と川村氏に今後について語っていただきました。